よくお受けするご質問の一つ、領収書についてです。
1.経費計上のために
事業の経費に計上するために、その出費を証明する証拠として必要とされるのが領収書です。
経費を支払った場合には、領収書をもらうのが原則です。
しかし、領収書をもらうことが難しい経費もあります。
電車賃、自販機の飲料、割り勘の飲食代（会議費等）などなど。
あと、お祝い金やお香典なども領収書は発行されないのが普通です。
そのときは領収書に代わる書類を保存しておく必要があります。
2.領収書がもらえないときは出金伝票を
領収書がない場合の代用に、出金伝票というものがあります。
これは本来は現金を支払った際に発行するものであり、メモの一種でもありますが、領収書がもらえない場合は、これを代用して領収書類として保管するようにしましょう。
用紙は文房具屋さんに売っています。
記載事項は
日付、相手の名称、金額、支払の目的・内容等
です。
しかし、出金伝票はあくまでも領収書がない場合の代替策と考えましょう。
何でも出金伝票に頼っていると、全ての経費が疑われる原因にもなりかねません。
出金伝票はどうしても困った場合のみとし、できる限りは領収書をもらうように努めましょう。
3.その他の補完書類
出金伝票に加え、領収書を補完する書類として、次のようなものを保存できるとより安心です。
・インターネット通販の確認メールや取引画面を印刷したもの
・クレジットカードの利用明細や請求書
・通帳記録や振込受領書、ネットバンキングの取引明細
・祝儀袋の表書きのコピー
・招待状、開催通知メールの印刷
・香典返しのお礼状
4.通帳があれば領収書はなくてもOK？
通帳は、支払を証明する書類となります。
通帳引落しの場合は領収書は発行されないケースが多いでしょう。
領収書がなく引落しで支払っている場合は、通帳とともに請求書も保管しましょう。
インターネット上で履歴を確認できる場合は、その明細を印刷しておくとよいでしょう。
だからといって、領収書を発行しなくていいかというと、そういうことではありません。
我が国の商取引上では、振込や引き落としの場合は基本的に領収書の発行なし、という慣習になってはいますが、領収書の発行は法的に義務付けられているものですから（民法 第486条）、たとえ振込や引き落としであっても、領収書の発行を求められたらそれを拒否することはできません。
5.領収書があればそれで経費計上OKか？
いえいえ、そうではありません。
領収書さえあれば何でも経費にできるわけではありません。
領収書があったからといって経費と認められないものは経費計上はできません。
領収書により経費計上できるのは、あくまでも経費に認められるものに限ります。
プライベートの食事や物品等、事業に関係のないものは領収書があっても当然経費にはできません。